如何实施外贸公司的优化建议？新手跟着做轻松避坑！

去年我接了个小外贸公司的活儿，老板是我老同学，喊我去帮他优化一下业务。公司刚起步，乱七八糟的，新人进去就踩坑。

我决定从零开始搞优化。第一步，就是去看看公司到底啥情况。去了现场，看了两三天，发现一堆毛病：库存堆在仓库里，东一堆西一堆，清点起来累死人；客户单子记在小本子上，容易丢；员工每天忙来忙去，却赚不了几个钱。我跟老板说，这不行，得动手改改。

起步阶段：摸清门路

我找了个周末，把所有文件都翻出来整理。先是列出大问题：库存乱、客户信息记不住、员工老出错。然后，我跟员工一个一个聊，问问他们觉得哪里难搞。

• 小李说库存找不着货，害他耽误发货。
• 小王抱怨客户名字和电话对不上号。
• 老板自己都记糊涂订单了。

聊完了，我心里有数了，这公司就是太随意，太信经验。

动手实施：小步前进

定完思路，我就开始一步步干。先从最简单的库存做起，我买了套便宜表格软件，装上去试试。结果软件老卡壳，还丢数据，坑得我直骂娘。只好停用，换回手动方法。

我找来纸笔和大白板，让员工一起清点库存，把货分类记清楚。每天下班前，大伙儿一起更新一遍。接着搞定客户管理，我用电子表格做了一个小系统，输名字和单子进去，自动备份到云，免得丢。员工一开始不习惯，我手把手教，做了几遍演示。

这时遇到个大坑：员工嫌麻烦，不愿意用新方法。小王直接说我瞎折腾，小李也跟着抱怨。我拉大伙儿开个会，解释清楚怎么避坑——改成小任务做，比如一天只记三个客户，一点点来。还加个小奖励，完成了就有零食吃。慢慢儿地，大伙儿就接受了。

收尾：效果出来了

搞了两三个月，终于有变化。库存清点快多了，十分钟就能搞定；客户单子丢得少了，老板能直接查记录；员工效率上来，不用天天加班。老板乐坏了，说现在新手进来都能轻松上手。我，也省心多了。

为啥我能分享这些？以前我在大公司干过类似活儿，但那儿领导太多，开会扯皮没完没了，优化建议被搁置，害我离职跑路。后来在小公司试错多了，懂了这个道理：外贸优化别想一步登天，新手从零开始、一步一步试，最容易避坑。